Quais documentos devo enviar mensalmente à contabilidade?
O dia-a-dia empresarial não é fácil e, para aqueles que não possuem um contador internalizado em seus quadros e contam com a colaboração de terceirizados, é comum possuir dúvidas sobre quais são os documentos que as empresas devem encaminhar mensalmente para o seu contador. É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.
Ao longo dos anos, percebi que um grande número de empresas negligencia a obtenção do documento mais importante na relação com qualquer prestador de serviço: o contrato de prestação de serviços. Por mais óbvio que possa parecer, profissionais liberais de todas as áreas gozam de confiança de seus clientes e este sentimento acaba por obscurecer o relacionamento cliente-prestador de serviços… e aí, nenhum dos dois sabe com exatidão o que foi ou não contratado em minúcias – o que deixa todos insatisfeitos.
Quanto aos documentos que tem repercussão direta na área fiscal (notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros), encaminhá-los todo mês ao seu contador é um ato que previne você e seu negócio de obterem diversas dores de cabeça com o Fisco em todos nos níveis (municipal, estadual ou federal).
Muito pouco adianta acreditar que se está seguro com a contabilidade se o(a) contabilista responsável não possui todas as informações de seu negócio, especialmente a comprovação das movimentações financeiras realizadas no mês pela empresa.
Sabendo dessa importância é importante emitir, armazenar e em seguida enviar os documentos para o seu contador ou escritório contábil.
Dez documentos que devem ser enviados ao contador todo mês
Você deve consultar seu contador para obter a lista de documentos que ele exige para poder prestar um bom serviço contábil a você. Usualmente, estes dez documentos são aqueles com os dados que permitem uma melhor gerenciamento tributário, outras demandas fiscais e evita eventuais problemas para seu negócio:
- Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
- Comprovantes de pagamentos de impostos: como a DAS, DARFs, etc.
- Comprovantes: de despesas e de receitas.
- Controle de Estoque.
- Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Empréstimos e Desconto de Duplicatas.
- Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais.
- Movimentos e recibos de autônomos e outros colaboradores.
- Notas fiscais: de entrada e saída.
- Notas Fiscais de serviços adquiridos.
- Recibos de pagamento: salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte e Atestados Médicos de Funcionários.
- Recibos e Contratos: de locação, de honorários, despesas e contratos a pagar.
Qual o prazo de guarda destes documentos? Voltaremos a este assunto em breve.
